L'heure étant à la dématérialisation, se pose forcément la question de la conservation des documents numérisés et des documents nativement numériques. Une question d'autant plus cruciale que les organisations souhaitent que leurs documents conservent leur valeur juridique et leur intégrité dans le temps. Deux types de conservation émergent dans ce paysage : l'archivage électronique d'un côté et le coffre-fort de l'autre. Quelles sont les différences entre les deux ? Sont-ils opposés ou complémentaires ?

La Suisse a mise sur l'archivage électronique des dossiers médicaux. Leur conservation est désormais assurée à long terme.

Les compétences des e-archivistes évoluent, en France, en même temps que leurs missions. Ces professionnels doivent concilier le format papier et le format numérique, et donc avoir des compétences particulières associées au numérique. Mais nombre d'e-archivistes pointent du doigt un manque de formation. Les personnes en poste peuvent toutefois compter sur les formations continues. Elles doivent également exercer une veille permanente de leur environnement professionnel. Les e-archivistes constatent enfin que leurs postes sont montés en catégorie dans la fonction publique.

Le patrimoine archivistique consacré aux Expéditions polaires françaises est l'un des plus importants du monde. Bonne nouvelle : il est librement accessible en ligne et offre un accès vers d'autres ressources documentaires comme Gallica ou la Cinémathèque de Bretagne.

La blockchain s'est construite une réputation dans le segment des cryptomonnaies, mais en 2019, elle touche désormais un nombre grandissant de secteurs. Les entreprises à la recherche d'une meilleure traçabilité et de possibilités d'archivage plus grandes sont particulièrement concernées. Les assureurs peuvent par exemple vérifier plus facilement les dires de leurs clients grâce à des "smart contracts". En grande distribution, Carrefour fait appel à la blockchain pour montrer la provenance de ses produits.

Les Archives nationales ont mis au défi une soixantaine d'experts du numérique pour imaginer les meilleurs moyens d'accéder à quatorze siècles d'archives d'Etat. L'occasion pour les archivistes d'ouvrir leur patrimoine au plus grand nombre possible. Récit de deux jours de remue-méninges précédés d'une année de préparation.

Les logiciels de gestion d'archives doivent proposer une double gestion en 2019 : celle des documents papier et celle des documents numériques, qui se côtoient toujours au sein des entreprises et organisations. Pour les prestataires, il s'agit donc de proposer les meilleurs services tout en combinant cette double facette. De nouvelles options d'import font par exemple leur apparition, de même que la prise en charge de formats inédits. La mise à disposition des logiciels en mode SaaS ou via une licence continue également de cohabiter.

"Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes" : tel était le titre de la version 2009 de la norme NF Z42‑013. Depuis, la mise en place d’un système d’archivage électronique a considérablement évolué. C’est ce qu’entérine la nouvelle version de 2020 sous le titre "Archivage électronique – recommandations et exigences".

Se repérer parmi tous les référentiels concernant la dématérialisation et l’archivage électronique peut s’avérer un véritable casse-tête. Normes, standards ou certifications, français ou internationaux : il n’est pas aisé de savoir ce qui peut être appliqué dans son domaine. L’occasion de faire le point sur les plus importants.

Deux ans après son lancement, en novembre 2018, la plateforme d'archivage numérique Adamant s'est fait une place dans tous les services de l'Etat français. Au fil des mois, des versements de sources de plus en plus variées ont été réceptionnés et le volume n'a fait qu'amplifier. Le ministère de la Justice a ainsi transmis 7 Go de documents en 2019, et déjà plus de 155 Go en 2020. La plateforme continue de faire l'objet de mises à jour et d'améliorations régulières afin de faciliter le quotidien des archivistes.